IIA Belgium – Code of Conduct and Conflict of Interest Policy (English Version – for
reference only. Dutch version prevails)
1. Purpose and Scope
This combined Code of Conduct and Conflict of Interest Policy sets the standards of professional behavior, integrity, and
ethical governance expected of:
• Members of IIA Belgium
• Board members and officers
• Volunteers, committee members, working group members
• Staff and contractors acting on behalf of IIA Belgium
Hereinafter referred to as the “Relevant persons”.
The purpose is to safeguard trust, transparency, fairness, and independence, in line with IIA Global requirements and
Belgian law.
The code should be interpreted as a baseline or a minimum requirement, to be always respected.
2. Core Principles
Relevant persons are expected to apply and uphold the following principles:
Integrity: Act honestly, fairly, and in good faith. Avoid behavior that could damage the reputation of IIA Belgium or the
internal audit profession.
Objectivity: Make decisions impartially and free from bias, undue influence, or personal interest. Make a balanced
assessment of all the relevant circumstances.
Accountability: Be responsible for actions, decisions, and use of IIA Belgium’s assets and information.
Professional Conduct: Demonstrate competence, respect, and diligence in all interactions and activities.
Transparency: Act openly and be willing to disclose relevant information, especially regarding potential conflicts of
interest.
3. General Rules of Conduct
Lawful and Ethical Behavior: All relevant persons shall comply with Belgian law, IIA Global policies, the IIA Standards,
and this Code.
Respectful Conduct and Non-Discrimination: Unsafe, harassing, discriminatory, or retaliatory behavior is prohibited.
Confidentiality: Information obtained during IIA Belgium activities must be kept confidential and may not be disclosed or
used for personal or third-party benefit, except where legally required.
Use of IIA Belgium Property and Information: IIA Belgium resources may not be misused for personal gain, campaigning,
or other unauthorized purposes.
Professional Competence: Individuals supporting IIA Belgium activities must maintain appropriate knowledge and
competence.
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De Kleetlaan 5BC, 1831 Diegem | VAT BE 0429 642 395 | BE33 7330 3762 7946 | www.iiabelgium.orgThis policy protects the integrity and objectivity of IIA Belgium by ensuring decisions and actions are free from improper
4. Conflict of Interest
Purpose
influence.
Definition
A conflict of interest exists when personal, financial, relational, or professional interests could influence or appear to
influence one’s impartiality or decisions.
Examples include:
• Financial interest in suppliers used by IIA Belgium
• Providing services that overlap with IIA Belgium activities
• Family or personal relationships with entities interacting with IIA Belgium
• Serving on boards of organizations with competing missions
• Using privileged information for personal or third-party benefit
Duty to Disclose
In case of (potential) conflicts, all relevant persons must, disclose conflicts immediately via ethics@iiabelgium.org, and
provide full transparency.
At the beginning of every Board meeting, the Chair will inquire if there are any conflicts of interest to declare, and any
declarations will be recorded in the minutes.
Management of Conflicts
It is the responsibility of the Governing Body to discuss and evaluate (perceived) conflicts of interest, and it is the
Governing Body’s responsibility to take mitigating measures. Possible measures are (non-exhaustive list):
• Recusal from discussion and voting
• Leaving meetings during relevant agenda items
• Restriction of access to sensitive information
• Prohibition from involvement in specific decisions
All conflicts and mitigation measures must be documented and will be stored on the IIA Belgium secured server.
Prohibited Conduct
• Accepting compensation beyond reimbursement
• Entering financial transactions with IIA Belgium without prior Board approval
• Failing to disclose relevant conflicts
• Using IIA Belgium resources or information for personal gain
Documentation
Records include Annual Declarations, conflict of interest registers, minutes, and mitigation plans.
Violations
Non-compliance may result in removal from positions, termination of volunteer roles or suspension of membership.
Should the conflict of interest also constitute a recognized criminal offense (e.g., breach of trust, corruption, or fraud),
the organization reserves the right to pursue further criminal proceedings.
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Receiving gifts or hospitality that may influence decisions is prohibited. Low-value courtesies (up to 100 EUR) are
permitted. Gifts that cannot be refused must be reported to the Governing Body.
6. Reporting Concerns
All relevant persons may report unethical conduct, conflicts of interest, breaches of this Code, harassment or
discrimination, misuse of assets and legal violations.
Reporting channels include the Chair, CEO or the Governing Body.
Contact email address:
Cedric.hamaekers@iiabelgium.org (CEO IIA Belgium)
ethics@iiabelgium.org (Secretary of the Governing Body)
All reported conflicts of interest will be reviewed promptly by the CEO or the Chair. Appropriate actions will be taken to
mitigate or resolve the conflict, and the Board will be informed about it.
The identity of the individual reporting the conflict will be handled with confidentiality. Retaliation against any person who
reports a conflict in good faith is strictly prohibited and will result in disciplinary action.
7. Enforcement
Violations of this Code of Conduct and Conflict of Interest Policy may result in removal from roles, suspension, or
termination of membership, following the Disciplinary and Oversight (D&O) Framework adopted by the Board of IIA
Belgium. This framework establishes the fair and transparent procedures for the reporting, investigation, adjudication,
and potential appeal of all alleged misconduct and policy breaches.
8. Annual Acknowledgement
All Board members, staff, and volunteers must sign an annual declaration confirming compliance.
9. Entry Into Force
This Code enters into force on May 1, 2026.
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1. Doel en Toepassingsgebied
Deze gecombineerde Code of Conduct en Conflict of Interest Policy bepalen de normen inzake professioneel gedrag,
integriteit en ethisch bestuur die worden verwacht van:
• Leden van IIA Belgium
• Bestuurders en mandatarissen
• Vrijwilligers, commissieleden en leden van werkgroepen
• Medewerkers en opdrachtnemers die optreden namens IIA Belgium
Hierna gezamenlijk aangeduid als de “Betrokken personen”.
Het doel is het waarborgen van vertrouwen, transparantie, billijkheid en onafhankelijkheid, in overeenstemming met de
vereisten van IIA Global en het Belgisch recht.
Deze code dient te worden geïnterpreteerd als een basisnorm of minimumvereiste die steeds moet worden nageleefd.
2. Kernprincipes
Van de Betrokken personen wordt verwacht dat zij de volgende principes toepassen en naleven:
Integriteit: Eerlijk, billijk en te goeder trouw handelen. Gedrag vermijden dat de reputatie van IIA Belgium of het beroep
van internal auditor kan schaden.
Objectiviteit: Beslissingen onpartijdig nemen en vrij van vooringenomenheid, ongepaste beïnvloeding of persoonlijk
belang. Een evenwichtige beoordeling maken van alle relevante omstandigheden.
Verantwoordingsplicht: Verantwoordelijkheid opnemen voor handelingen, beslissingen en het gebruik van activa en
informatie van IIA Belgium.
Professioneel gedrag: Bekwaamheid, respect en zorgvuldigheid tonen in alle interacties en activiteiten.
Transparantie: Open handelen en bereid zijn relevante informatie bekend te maken, in het bijzonder met betrekking tot
mogelijke belangenconflicten.
3. Algemene Gedragsregels
Rechtmatig en ethisch gedrag: Alle Betrokken personen leven het Belgisch recht, het beleid van IIA Global, de IIA-
standaarden en deze Code na.
Respectvol gedrag en non-discriminatie: Onveilig, intimiderend, discriminerend of represaillegericht gedrag is verboden.
Vertrouwelijkheid: Informatie verkregen tijdens activiteiten van IIA Belgium moet vertrouwelijk worden behandeld en mag
niet worden bekendgemaakt of gebruikt voor persoonlijk voordeel of voordeel van derden, behalve indien wettelijk
vereist.
Gebruik van eigendommen en informatie van IIA Belgium: Middelen van IIA Belgium mogen niet worden misbruikt voor
persoonlijk gewin, campagnes of andere niet-toegestane doeleinden.
Professionele bekwaamheid: Personen die activiteiten van IIA Belgium ondersteunen moeten passende kennis en
bekwaamheid behouden.
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Doel
Dit beleid beschermt de integriteit en objectiviteit van IIA Belgium door te waarborgen dat beslissingen en handelingen
vrij zijn van ongepaste beïnvloeding.
Definitie
Een belangenconflict bestaat wanneer persoonlijke, financiële, relationele of professionele belangen de onpartijdigheid
of besluitvorming kunnen beïnvloeden of de schijn daarvan kunnen wekken.
Voorbeelden omvatten:
• Een financieel belang in leveranciers die door IIA Belgium worden gebruikt
• Het leveren van diensten die overlappen met activiteiten van IIA Belgium
• Familie- of persoonlijke relaties met entiteiten die met IIA Belgium interageren
• Het zetelen in bestuursorganen van organisaties met concurrerende doelstellingen
• Het gebruiken van vertrouwelijke of bevoorrechte informatie voor persoonlijk voordeel of voordeel van derden
Meldingsplicht
Indien er (potentiële) belangenconflicten zijn, moeten alle Betrokken personen belangenconflicten onmiddellijk melden
via ethics@iiabelgium.org en volledige transparantie betrachten.
Bij aanvang van elke bestuursvergadering zal de Voorzitter navragen of er belangenconflicten zijn die moeten worden
gemeld, en elke melding zal worden opgenomen in de notulen.
Beheer van conflicten
Het is de verantwoordelijkheid van het Bestuursorgaan om (vermeende) belangenconflicten te bespreken en te evalueren
en om passende beperkende maatregelen te nemen. Mogelijke maatregelen zijn (niet-limitatieve lijst):
• Zich onthouden van bespreking en stemming
• De vergadering verlaten tijdens relevante agendapunten
• Beperking van toegang tot gevoelige informatie
• Verbod op betrokkenheid bij specifieke beslissingen
Alle belangenconflicten en beperkende maatregelen moeten worden gedocumenteerd en worden opgeslagen op de
beveiligde server van IIA Belgium.
Verboden gedragingen
• Het aanvaarden van vergoedingen boven terugbetaling van kosten
• Het aangaan van financiële transacties met IIA Belgium zonder goedkeuring van het Bestuursorgaan
• Het niet melden van relevante belangenconflicten
• Het gebruiken van middelen of informatie van IIA Belgium voor persoonlijk gewin
Documentatie
Documenten omvatten jaarlijkse verklaringen, registers van belangenconflicten, notulen en mitigatieplannen.
Overtredingen
Niet-naleving kan leiden tot verwijdering uit functies, beëindiging van vrijwilligersrollen of schorsing van het
lidmaatschap.
Indien het belangenconflict tevens een erkend strafbaar feit uitmaakt (bijvoorbeeld misbruik van vertrouwen, corruptie of
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5. Geschenken en uitnodigingen
Het ontvangen van geschenken of gastvrijheid die besluitvorming kunnen beïnvloeden is verboden. Attenties van
beperkte waarde (tot 100 EUR) zijn toegestaan. Geschenken die niet kunnen worden geweigerd moeten worden gemeld
aan het Bestuursorgaan.
6. Meldingen
Alle Betrokken personen kunnen onethisch gedrag, belangenconflicten, schendingen van deze Code, intimidatie of
discriminatie, misbruik van activa en wettelijke overtredingen melden.
Meldingskanalen omvatten de Voorzitter, de CEO of het Bestuursorgaan.
Contact e-mail address:
Cedric.hamaekers@iiabelgium.org (CEO IIA Belgium)
ethics@iiabelgium.org (Secretary of the Governing Body)
Alle gemelde belangenconflicten worden onverwijld onderzocht door de CEO of de Voorzitter. Passende maatregelen
worden genomen om het conflict te beperken of op te lossen, en de Raad wordt hierover geïnformeerd.
De identiteit van de melder wordt vertrouwelijk behandeld. Represailles tegen personen die te goeder trouw een melding
doen zijn strikt verboden en zullen leiden tot disciplinaire maatregelen.
7. Handhaving
Schendingen van deze Gedragscode en dit Belangenconflictenbeleid kunnen leiden tot verwijdering uit functies,
schorsing of beëindiging van het lidmaatschap, overeenkomstig het door de Raad van IIA Belgium aangenomen
Disciplinair en Toezichtskader (D&O Framework). Dit kader bepaalt eerlijke en transparante procedures voor melding,
onderzoek, beoordeling en eventueel beroep inzake vermeend wangedrag en beleidsinbreuken.
8. Jaarlijkse Bevestiging
Alle bestuurders, medewerkers en vrijwilligers moeten jaarlijks een verklaring ondertekenen ter bevestiging van naleving.
9. Inwerkingtreding
Deze Code treedt in werking op 1 mei 2026.
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française – à titre indicatif seulement. La version néerlandaise fait foi)
1. Objet et Champ d’application
Le présent Code de Conduite et politique relative aux conflits d’intérêts définissent les normes de comportement
professionnel, d’intégrité et de gouvernance éthique attendues des :
• Membres de l’IIA Belgium
• Administrateurs et dirigeants
• Bénévoles, membres de comités et groupes de travail
• Membres du personnel et prestataires agissant au nom de l’IIA Belgium
Ci-après dénommés collectivement les « Personnes concernées ».
L’objectif est de préserver la confiance, la transparence, l’équité et l’indépendance, conformément aux exigences de l’IIA
Global et au droit belge.
Le présent Code doit être interprété comme une norme de base ou une exigence minimale devant être respectée en
toutes circonstances.
2. Principes fondamentaux
Les Personnes concernées sont tenues d’appliquer et de respecter les principes suivants :
Intégrité : Agir honnêtement, équitablement et de bonne foi. Éviter tout comportement susceptible de porter atteinte à la
réputation de l’IIA Belgium ou à la profession d’auditeur interne.
Objectivité : Prendre des décisions de manière impartiale et sans parti pris, sans influence indue ou intérêt personnel.
Procéder à une appréciation équilibrée de toutes les circonstances pertinentes.
Responsabilité : Assumer la responsabilité des actions, décisions et de l’utilisation des actifs et informations de l’IIA
Belgium.
Conduite professionnelle : Faire preuve de compétence, de respect et de diligence dans toutes les interactions et
activités.
Transparence : Agir de manière ouverte et être disposé à divulguer toute information pertinente, en particulier en ce qui
concerne les conflits d’intérêts potentiels.
3. Règles générales de conduite
Comportement légal et éthique : Toutes les Personnes concernées doivent se conformer au droit belge, aux politiques de
l’IIA Global, aux Normes de l’IIA et au présent Code.
Conduite respectueuse et non-discrimination : Sont interdits tout comportement dangereux, harcelant, discriminatoire
ou assimilable à des représailles.
Confidentialité : Les informations obtenues dans le cadre des activités de l’IIA Belgium doivent rester confidentielles et
ne peuvent être divulguées ni utilisées à des fins personnelles ou au bénéfice de tiers, sauf obligation légale.
Utilisation des biens et informations de l’IIA Belgium : Les ressources de l’IIA Belgium ne peuvent être utilisées à des fins
personnelles, de campagne ou à d’autres fins non autorisées.
Compétence professionnelle : Les personnes soutenant les activités de l’IIA Belgium doivent maintenir un niveau
approprié de connaissances et de compétences.
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Objectif
La présente politique protège l’intégrité et l’objectivité de l’IIA Belgium en garantissant que les décisions et actions soient
exemptes d’influence indue.
Définition
Un conflit d’intérêts existe lorsque des intérêts personnels, financiers, relationnels ou professionnels sont susceptibles
d’influencer ou de paraître influencer l’impartialité ou la prise de décision.
Exemples :
• Intérêt financier dans des fournisseurs de l’IIA Belgium
• Fourniture de services (partiellement) concurrentiels avec les activités de l’IIA Belgium.
• Relations familiales ou personnelles avec des entités en interaction avec l’IIA Belgium
• Mandat d’administrateur dans des organisations poursuivant des missions concurrentes
• Utilisation d’informations privilégiées à des fins personnelles ou au bénéfice de tiers
Obligation de déclaration
En cas de (potentiels) conflits d’intérêts, les Personnes concernées doivent immédiatement signaler tout conflit via
ethics@iiabelgium.org et faire preuve d’une transparence totale.
Au début de chaque réunion du Conseil, le Président demandera si des conflits d’intérêts doivent être déclarés, et toute
déclaration sera consignée dans le procès-verbal.
Gestion des conflits
Il appartient au conseil d’administration de discuter et d’évaluer les conflits d’intérêts (réels ou perçus) et de prendre des
mesures appropriées. Les mesures possibles comprennent (liste non exhaustive) :
• Se retirer des discussions et des votes
• Quitter la réunion pendant les points d’ordre du jour concernés
• Restreindre l’accès aux informations sensibles
• Interdire l’implication dans certaines décisions spécifiques
Tous les conflits et les mesures prises doivent être documentés et conservés sur le serveur sécurisé de l’IIA Belgium.
Conduites interdites
• Accepter une rémunération au-delà du remboursement des frais
• Conclure des transactions financières avec l’IIA Belgium sans approbation du Conseil
• Omission de déclarer des conflits pertinents
• Utiliser les ressources ou informations de l’IIA Belgium à des fins personnelles
Documentation
Les documents comprennent les déclarations annuelles, les registres des conflits d’intérêts, les procès-verbaux et les
plans d’atténuation.
Violations
Le non-respect peut entraîner la révocation de fonctions, la cessation des rôles bénévoles ou la suspension de
l’adhésion.
Si le conflit d’intérêts constitue également une infraction pénale reconnue (par exemple abus de confiance, corruption
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5. Cadeaux et invitations
La réception de cadeaux ou d’invitations susceptibles d’influencer les décisions est interdite. Les attentions de faible
valeur (jusqu’à 100 EUR) sont autorisées. Les cadeaux qui ne peuvent être refusés doivent être signalés aux conseil
d’administration.
6. Signalement
Toutes les Personnes concernées peuvent signaler un comportement contraire à l’éthique, des conflits d’intérêts, des
violations du présent Code, du harcèlement ou de la discrimination, un usage abusif d’actifs et des violations légales.
Les canaux de signalement incluent le Président, le CEO ou conseil d’administration :
Les adresses mail de contact sont :
- Cedric.hamaekers@iiabelgium.org (CEO IIA Belgium)
- ethics@iiabelgium.org (Secrétaire du conseil d’administration)
Tout conflit signalé sera examiné rapidement par le CEO ou le Président. Des mesures appropriées seront prises afin
d’atténuer ou de résoudre le conflit, et le Conseil en sera informé.
L’identité de la personne ayant effectué le signalement sera traitée de manière confidentielle. Toutes représailles à
l’encontre d’une personne ayant signalé un conflit de bonne foi est strictement interdite et donnera lieu à des mesures
disciplinaires.
7. Application
Les violations du présent Code de conduite et de la Politique relative aux conflits d’intérêts peuvent entraîner la
révocation de fonctions, la suspension ou la résiliation de l’adhésion, conformément au Cadre disciplinaire et de
supervision (« D&O Framework ») adopté par le Conseil d’administration de l’IIA Belgium. Ce cadre établit des
procédures équitables et transparentes pour le signalement, l’enquête, l’appréciation et l’éventuel recours concernant
tout manquement allégué ou violation des politiques.
8. Déclaration annuelle
Les administrateurs, membres du personnel et bénévoles doivent signer chaque année une déclaration attestant de leur
conformité.
9. Entrée en vigueur
Le présent Code entre en vigueur le 1er mai 2026.
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